JAK CHÁPAT DIGITALIZACI?
Digitalizace je ve dvacátých letech 21. století velmi častým pojmem - všechny firmy se dnes snaží digitalizovat. Co ale vlastně pojem "digitalizace" znamená a jaké jsou přínosy?
Z obecného pohledu je digitalizace fakticky převod čehokoliv na nuly a jedničky. Ve světě podnikání se přirozeným vývojem digitalizuje v první řadě zejména komunikace - dopisy nahradili emaily, telefony nahrazuje VoIP, osobní schůzky jsou nahrazeny Teamsy, Skypem, Zoomem, Slackem či podobnou platformou. Co na té digitalizaci tedy stojí takové peníze?
Krátký výzkum v rámci Googlu rychle ukáže, že vědomně se o digitalizaci nejčastěji hovoří v souvislosti s digitalizací dokumentů a / nebo automatizací procesů. Jak velký přínos tedy tyto dvě oblasti mohou pro firmu mít a stojí za vynaložené prostředky?
Podíváme-li se na digitalizaci dokumentů, principiálně se nejedná o nic složitého - převedení papírové formy dokumentů do elektronické podoby. Zde už může nastat první úskalí - zda jde o "scan" a čtení papírového dokumentu a vytvoření jeho elektronického ekvivalentu a nebo zda jde o nahrazení papírového dokumentu elektronickým nosičem dat.
Převod papírového dokumentu a vytvoření elektronické podoby má největší smysl v takovém případě, kdy se při scanování právě "vyčtou" data z fyzického dokumentu a dále se zpracovávají. Díky tomu, že zde vstupují do hry další technologie (čtení a rozeznání textu - OCR), stává se tento principiálně jednoduchý úkol systémově komplexním (a často drahým) řešením.
Technicky jednodušší cestou (pokud to je možné) je plné nahrazení papírových dokumentů elektronickými. V takovém případě se ze systémového hlediska řeší propojení mezi systémy, ale fakticky se jedná pouze o předávání již hotových dat z jednoho systému do druhého. Úskalí této varianty však spočívá - v lidech. V rigiditě existujících procesů, zažitých postupů a neochotě akceptovat změny. A to nejen ve Vaší firmě, ale taktéž na straně dodavatelů, odběratelů, partnerů apod.
K čemu by však byla digitalizace dokumentů, pokud by vše končilo převedením papíru do počítače. Tou stěžejní částí digitalizace je tedy automatizace procesů.
Automatizace procesů (RPA - Robotic Process Automation) má za úkol rutinní administrativní činnosti vykonávané lidmi nahradit pomocí software. Jedním z nejběžnějších příkladů, kde se firmy snaží o digitalizaci je oblast účetnictví - přijímání a procesování faktur, objednávek, dodacích listů apod.
Nicméně o digitalizaci lze mluvit i ve chvíli, pokud nahrazujeme existující digitální médium jiným, strukturovaným, které umožňuje byť částečnou automatizaci souvisejícího procesu. Jednoduchým příkladem je nahrazení emailu strukturovaným formulářem a jednotným sběrným místem pro požadavky různého druhu. Typický příklad je IT Service Desk.
Co tedy digitalizace přináší?
Hlavní přínosy jsou:
- standardizace postupu
- zrychlení jednotlivých kroků
- z toho vyplývající významné úspory v čase (i v řádu stovek až tisíců hodin / měs.)
- snížení chybovosti způsobované lidským faktorem
- dohledatelnost, přehlednost
- možnost nastavit kvalitní reporting
- možnost průběžného monitoringu a analýzy
- z toho všeho plynoucí vyšší efektivita a produktivita
- Na cestě za úspěšnou digitalizací firemních procesů téměř vždy číhají minimálně dvě zásadní překážky. O těch příště...
Prosíme sdílejte
