DBLOG #5

Jak zvýšit výkon svojí firmy?

Procesní management, anglicky BPM (Business Process Management), představuje způsob, jak zlepšovat procesy, které nám pomáhají dosáhnout našich podnikatelských cílů.

Procesy jsou všechno, co můžete popsat slovy: “Takhle to u nás děláme.”

Ale pro příklad:

• vývoj nového produktu
• vyřizování objednávek
• správa zákaznického servisu
• začlenění nového zaměstnance
• a tak dál.

Takový proces může zahrnovat stovky až tisíce úkonů, které provádějí lidé, IT systémy, stroje či externí dodavatelé.

Předtím, než se pustíte do procesů, které jste měli ve firmě do teď, je důležité položit si několik klíčových otázek:

• Jaké jsou naše hlavní podnikatelské cíle?
• Které procesy jsou nejvíce kritické pro mé podnikání?
• Jaké jsou aktuální procesy a jak fungují?
• Kdo bude zapojen do procesu zlepšování?
• Jak budete hodnotit úspěch?

Kde a jak začít?

Měnit procesy není jednoduché. Pokud ale víme, kde začít, výsledky mnohdy překonají naše očekávání.

Prvním krokem je provést důkladnou analýzu současných procesů ve vaší firmě.

To zahrnuje identifikaci procesů, které se podílejí na vašem podnikání a porozumění tomu, jak aktuálně fungují. K tomu můžete využít různé metody, jako je kreslení procesních diagramů nebo průzkum pracovníků.

“Doporučuji se na začátku zaměřit na takové procesy, které významným způsobem dokáží ovlivňovat Vaše podnikání a zároveň je u nich patrný největší potenciál na rychlé zefektivnění (automatizace, zjednodušení, někdy jen zahrnutí pravidelného společného jednání více stran).”

Procesní řízení je investice do budoucnosti vaší firmy. A jak firma bude růst a vyvíjet se, nastavené procesy musí umět růst s ní.

Vaše procesy musí být flexibilní, aby ustály budoucnost, kterou digitalizace přináší, pokud takové nejsou, je potřeba to změnit.

Jak měřit úspěch?

• Definujte konkrétní cíle, kterých chcete dosáhnoutTyto cíle by měly být měřitelné. Například můžete chtít snížit dobu trvání konkrétního procesu o určitý počet dnů nebo zvýšení počtu objednávek, které dokončíte za měsíc. Častý příklad je spojit procesní cíle s obchodními cíli ve snaze dosáhnout větší efektivity či obratu.
• Sbírejte relevantní dataModerní software vám umožní sledovat procesy a shromažďovat data, která vám umožní analyzovat výkon. Skrze kvalitní data můžeme sledovat časovou náročnost procesů, počet chyb nebo reklamací, náklady a další klíčové ukazatele výkonu. Musí to být však data kvalitní.

Co odděluje podprůměrné procesní řízení od toho excelentního?

Průměrné procesní řízení se soustředí na ušetření peněz a času. Ne že by tyto cíle nebyly důležité, k dlouhodobému úspěchu však stačí jen stěží.

Excelentní procesní řízení se od průměrného liší několika klíčovými faktory:

• Zaměření na hodnotu pro zákazníka: Nejde jen o to, jak efektivně provádět procesy. Jde o to jak procesy přispívají k uspokojení potřeb a očekávání zákazníků.
• Kontinuální zlepšování: Neomezujte se na jednorázové optimalizace procesů. V digitalizované době je třeba klást důraz na neustálé zlepšování. To zahrnuje neustálou analýzu výkonu, identifikaci nedostatků a hledání nových způsobů, jak procesy vylepšit.
• Zaměření na strategii: Excelentní procesní řízení je strategické. Procesy jsou navrhovány a řízeny tak, aby podporovaly dlouhodobé cíle a mise firmy. BPM není jenom operativní záležitostí, ale součástí strategického plánování.

Shrnuto a podtrženo. Pokud chceme dělat procesní řízení pořádně, nesmíme očekávat jednoduché řešení. Inovace procesů nejen zvyšuje efektivitu ale přináší změnu do celé kultury týmu, či firmy.