DBLOG #1

JAK DĚTEM ZNIČIT VÁNOCE DÍKY DIGITALIZACI?

Jsou systémy, které jsou fakticky samostatné, bez nějakého hlubšího zásahu do fungování organizace - viz počítání zákazníků u vstupu do nákupního centra pomocí kamer. Vedle toho ale stojí rozsáhlé digitalizační projekty, které mají široký přesah do struktur společnosti a jejího fungování - čtení a ukládání dokumentů v elektronické podobě, automatické plánování objednávek zboží nebo real-time čtení dat z výrobních čidel pro sledování procesů ve výrobě.

Takové projekty mají velkou míru kompexity nejen problému samotného (toho, co se snažíme digitalizovat), ale zejména velké množství navazujících procesů, které procházejí velkou částí firmy. A zde nastává kámen úrazu.

Typická situace při jednání s dodavatelem digitalizačního řešení - dodavatel vše chápe a vše samozřejmě zvládne dodat. A aby se prokázalo, že skutečně umí, tak je třeba začít rychle tvořit.

Dodavatel vyšle jednoho-dva business analytiky, kteří stráví několik (desítek) hodin s budoucími uživateli nového systému (či funkcionality), zpracují několik UML diagramů a zašlou zákazníkovi ke schválení. Zákazník nemá přiliš času či motivace procházet podklady ve velkém detailu a tak je odsouhlasí. Dodavatel připraví návrh smlouvy, sepíše rozsah plnění a jde se tvořit.

Problém nastává ve chvíli, kdy se objeví další zaměstnanci, kteří sice nejsou klíčoví uživatelé dodávaného řešení, ale jsou například zprostředkovaně závislí na výstupech (a jejich formátu) z daného procesu. Tím dochází ke změnám, respektive doplnění zadání, vícepracím, navyšování rozpočtu a někdy i k celkové ztrátě směru.

Právě nedostatečná analýza procesů, tzn. nejen business potřeb úzké skupiny uživatelů(!!), ale celého komplexního procesu je nejčastější příčinou selhání (nejen) digitalizačních projektů! Dle Gartner Group reportu více jak 70% projektů digitální transformace selže! Tyto projekty výrazně překračují budget, stanovený čas, případně se je vůbec nepodaří dokončit.

Většina digitalizačních projektů je výraznou položkou nákladového účtu společnosti a spolkne nemalé zdroje. Ve chvíli, kdy se dodávka prodraží (klidně i o 100+ procent) a výsledek třeba úplně nenaplňuje očekávání, velmi špatně se taková investice obhajuje.

Díra v rozpočtu firmy se musí zákonitě někde promítnout…

Nebuďte tím, kdo bude v prosinci krčit rameny a smutně doma vysvětlovat: “Promiň, Ježíšek letos neměl úspěšný rok...”. Nepodceňte přípravu a před realizací čehokoliv se zaměřte na důkladnou analýzu business procesů.

Pokud o digitální transformaci teprve uvažujete, je ta nejlepší příležitost pro zpracování komplexního procesního modelu organizace. Pokud ho správně využijete, poslouží jako neotřesitelný základ pro realizaci jakéhokoliv projektu. Tím se vyhnete neplánovaným nárůstům nákladů za projekt!

Jestli již digitální transformací procházíte a máte obavy, že ne vše se bude vyvíjet dle Vašeho přání, najměte si konzultanta na projektový dozor. Projít zadávací dokumentaci, upozornit na nedostatky a dopředu se připravit na možné dopady je vždy lepší než být překvapen a stát se rukojmím dodavatele!