DBLOG #6

Smrdí ryba od hlavy?

Nefunkční procesy můžeme svádět na neschopné zaměstnance a nebo si můžeme přiznat, že ryby od ocasu prostě nesmrdí.

Kvalitní procesy platí pro všechny stejně, bez ohledu na pozici v hierarchii firmy.

Věříte, že vás se to netýká? My v praxi narážíme na úplně opačnou situaci.

Některým procesům rozumí jen management, jiné si zaměstnanci nastaví sami a management o nich ani neví.

Některé aspekty plánování se k nám neustále vrací. Řešíme je všichni, pořád a, ruku na srdce, asi se to nikdy nezmění.

Nejvetší překážky většinout tvoří dělení kompetencí, špatně definované odpovědnosti, a neschopnost se rozhodnout.

Ach to dělení kompetencí

Někdy není tak těžké ty procesy vymyslet, problém nastává až při implementaci. Zaručit, že naši zaměstnanci pochopí zadání a dokáží ho exekuovat není nic jednoduchého.

Každý zaměstnanec by totiž měl znát nejen své povinnosti, ale i svůj přínos na cestě k cíli.

Pokud chcete od svých zaměstnanců kvalitní zpětnou vazbu, musí nastaveným procesům rozumět. Ale ani to k funkčním a dobře optimalizovatelným procesům nestačí. Správné procesy musí být i předvídatelné!

Objasněním kde začínají a končí odpovědnosti jednotlivců a jaké jsou úkoly napříč celým procesem zjednodušíte komunikaci a usnadníte si implementaci. Vytvořením procesů které vycházejí z vaší současné situace a mají jasný cíl, ulehčíte zaměstnancům jejich přijetí.

Procesy pro (skoro) všechny

Zaměstnanci, kteří vidí jasně definované postupy a rozumí jejich významu, mají méně prostoru pro chyby.

Manažeři nemohou efektivně sledovat výkonnost a identifikovat oblasti potřebující zlepšení pokud nevěří, že zaměstnanci procesům rozumí a dodržují je.

Pokud má přijít změna, všechny strany musí rozumět proč.

Transparentnost procesů vytváří důvěru napříč celou firmou.

Ideál kterého není jednoduché dosáhnout, ale je potřeba se o něj neustále snažit. Proces můžete nakrásně vymyslet, ale pokud se pak implementace promění ve strohé rozdělení úkolů, práce vyjde vniveč.

Nejtěžší je se rozhodnout

Rozhodnout, kdo bude procesy managovat je náročné a vyžaduje velkou dávku odvahy. Hranice mezi důkladným zvažováním a nerozhodností je tenká.

Každá firma je unikátní a každý proces je specifický.

Pár univerzálních rad jsme ale našli.

• Jasně definujte svůj současný stav
• Jasně definujte svůj cíl
• Zapojte zaměstnance do rozhodovacího procesu (ne moc, ale dost)
• Nebojte se hledat radu odborníků a konzultantů
• Nepodceňujte data a jejich kvalitu. Pokud nemáte data na jejichž základě se můžete rozhodnout, nejdřív se dejte do sběru dat.

Rozhodnutí bude hned o něco jednouší.

A co celý ten Management Outsourcovat?

Firma rychle vyroste a původnímu managementu rychle přeroste přes hlavu. Managementu, který je zvyklý dělat si věci sám, najednou dojde čas i energie.

Schopnosti které jsou potřeba pro vedení malé firmy se razantně liší od cca 30 zaměstnanců výše.

V takovou chvíli mají majitelé dvě možnosti. Rychle se naučit Procesní Management a nebo ho outsourcovat na profesionály.

Proč “outsourcovat”?

• můžete ušetřit čas a zdroje
• čeká vás možnost zaměstnávat talentované a zkušené lidi
• flexibilita
• menší rizikovost

Na ce se připravit?

• měli byste začít také někoho "poslouchat"
• dlouhodobější spolupráci - nastavení procesů není ze dne na den
• proces hledání a získávání důvěry trvá

Dobře navržené a řízené procesy vám pomohou dosáhnout větší efektivity, snížit chybovost a zvýšit spokojenost zákazníků. Ale stejně jako sales, marketing, či operace je to disciplína sama pro sebe.

Disciplína, která se mění společně s vývojem firmy.